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おはようございます！大阪南船場の「お節介」税理士@野口たかしです。

朝は少し涼しいですが、お昼になると、結構暑くなりますね。

春から夏へ向かっている感じ。

そういえば、5月からはクールビズに。私もネクタイを外して出勤しています。

皆さんは、いかがお過ごしでしょうか？

さて、シリーズでお伝えしてきました「電子帳簿等保存法に備える！」も、今回が最終回となります。

これまで、ファイルの整理方法を解説してきましたが、そもそも、そのファイル（取引先からの電子データ）は、メールで送付されるわけです。

そのメールを整理しておかないと、ファイルの整理がおぼつかなくなってしまいます。

なので、今回は、受信したメールの整理方法についてご説明したいと思います。

送信者ごとにフォルダを作成する

皆さん、何らかのメールソフトを使われていると思います。

私は、officeをインストールしているので、outlookを利用していて、多くのユーザーが当該ソフトを利用しているのではないでしょうか。

ということで、outlookで、メールをどのように整理するか、解説いたします。

（Gmail等も、同様の機能がありますので、それは、ご自分でお調べいただければ幸いです。）

まず、メールを整理するために、取引先（送信者）ごとにフォルダを作成しましょう。

作成は簡単です！

outlookの左側に「受信トレイ」が表示されていますよね。

そこを、右クリックして、「フォルダの作成(N)」を選択して、取引先名を入力しましょう。

この画面では、大阪商工会議所から送信される「b-mail」をフォルダ名としています。

↓

整理したい受信メールに、「仕分けルール」を定義

次に、整理したい受信メールを選択した上で、outlookの上段メニューにある「ルール」をクリックします。

プルダウンメニューの中から、「仕分けルールの作成(U)」を選択してください。

↓

そうすると、ポップアップされたメニューが出てきます。

⓵、⓶のボックスをチェック、最後に⓷の「フォルダの選択(L)」をクリックしします。

↓

以上の操作で、仕分けルールが作成されます。

過去に受信したメールも作ったフォルダに移動させたければ、「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れましょう。

↓

編集後記

以上、３回に分けて、電子帳簿等保存法に対応するための、電子データの整理方法を解説いたしました。

順番が逆になりましたが、今回の受信メールの仕分けルールの定義を、まずやっていただき、その上で、受信メールに添付されたファイルの名前に「日付」を付けて保存。更に、ファイル一覧をエクセルで作成しておけば完璧だと思います。

いずれにしても、日々の取引を小まめに整理しておく必要があり、私的には、「紙で印刷してファイリングする」という従来の整理法の方が負担が少ないのではないかと思っています。

現在、デジタル庁では、「電子インボイス」が検討されていて、それが導入されれば、取引データ、取引先との決済、会計処理が自動化されるようですが、すべての取引が電子化されることは無く、まだまだ「紙」も残っていく＝電子と紙が共存していくわけで、何度も言いますが、今から準備しておかないと大変なことにおるのではないかと危惧しています。

こんにちは！大阪南船場の「お節介」税理士@野口たかしです。

今日、とても嬉しいことがありましたので、ご報告申し上げます。

私は関西大学を昭和58年に卒業し、国税の世界に入りました。

現職時代は、関西大学出身の職員で構成する「秀麗会」に所属。

そして、去年の７月に退職し、今度は「関西大学会計人会」に所属しています。

このたび、その会計人会で、

「インボイス制度、電子帳簿等保存法に見る国税庁のDX戦略

　～会計人として、どのように対応していくべきか～」

という題目で講演をさせていただくことになりました。

その案内文書には、このHPが紹介されていて、それを見た税理士先生から、本日、お電話をいただきました。

「私は50年ほど税理士をやっています。国税OBは堅いイメージの人が多いが、HPを見させていただき、野口さんは、OBにしては、なかなかユニークな方だと。今度の研修会には、都合によっては参加できないかもしれないが、是非、別の機会にお会いしたいと思ってます」

との暖かいお言葉をいただきました。

このブログは、飛び飛びの更新しかできず、申し訳ないと思っておりますが、今回、大先輩の税理士先生からお電話をいただき、ブログをやっていて良かったと思った次第です(^^)/

以前、事務所HPとは別に、プライベートブログ（アメブロ）を紹介したことがあります。

そちらは、メルマガ登録いただいた方のみ、更新情報を提供しております。

もし、プライベートブログも読んでみたいと思われる方は、ぜひ、メルマガ登録を！！

ちなみに、本日、プライベートブログを更新しましたので、ご紹介しておきます。

「【作成コーナー開発秘話⑲】国税庁勤務３年目、私に課されたミッションは・・。（その１）」

https://ameblo.jp/jam802/entry-12743076257.html

シリーズものとなっています。よければお読みいただければ幸いです♪

こんにちは！大阪南船場の「お節介」税理士@野口たかしです。

GWも終わり、久しぶりのお仕事で、少し憂鬱な方もおられるのではないでしょうか。

私は、GW中、税理士仲間と淡路島でBBQ、カミさんと舞鶴へドライブと、それなりに楽しんできました。心も身体もリフレッシュ!?

さて、前回は、電子帳簿等保存法について、ファイル名に日付を付加する整理法をご紹介しました。

ただ、取引が多く、ファイル名の変更だけだと、なかなか見つけにくいという事業者の方もおられると思います。

そこで、今回は、保存しているファイルを一覧にしてエクセル形式で保存する方法をご紹介したいと思います！

前回の復習、電子帳簿等保存法の要件＝可視性の確保

前回のブログで、電子帳簿など保存法の要件として、「真実性の確保」と「可視性の確保」があると申し上げました。

一覧にすると以下のとおりです。

特に、可視性の確保については、「取引日付により検索できること」という条件が付されています。

「取引日付」については、前回のブログで紹介した通り、ファイル名の頭に日付を付加することでクリアできるわけです。

更に、「２つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」という条件も付されています。

この「２つ以上の任意の記録項目」を具体的に考えてみると、

フォルダ名（取引先名）　＋　ファイル名（取引内容）

という２つの項目が挙げられます。

取引先が多い場合は、1つのフォルダに全ての取引ファイルを保存するのは得策ではないと思います。

やはり、取引先ごとにフォルダを作成し、取引ファイルを保存した方が良いと考えます。

では、保存したファイルをどうやって検索すれば良いか？

前フリーソフト「アイアン・エクスプローラー」で一覧表を作成！

ネットを検索すると、マニュアルの操作でファイル一覧を作成する方法がアップされています。

しかし、マニュアルでいちいち一覧を作成するのは面倒。。。

そこで見つけたのが、「アイアン・エクスプローラー」というフリーソフトです。

開発は結構古いですが、十分使えると思います！！

https://www.teppi.com/free/ironexplorer

ホームページからZIPファイルをダウンロードするだけです。インストールする必要はありません。

起動してみると、エクスプローラー風の画面で、左側にフォルダ一覧が表示されます。

ファイル一覧を作成したいフォルダをクリックして、ファイルを表示させ、「一覧を保存」のボタンを押すと、「data.xls」というファイルの保存先を聞いてきますので、任意のフォルダを指定して保存します（私は、いつもデスクトップに保存してます）。

保存したエクセルファイルで、ファイルを管理！

保存したエクセルファイルを開いてみましょう。

ちゃーんと、一覧表が出来ています！

名前、種類、サイズ、更新日時、フルパス　が各列に表示されています。

このまま保存しておいても良いし、空白のセル（列）に、取引の参考となる情報を付加しておくと、検索がしやすくなります。

情報を付加しておくと、冒頭に記載した「可視性の確保」の条件

「取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目による検索できること」

に適合できるようになります。

編集後記

改正された電子帳簿等保存法に対応するため、税務会計を扱うベンダーさんも、いろいろと力を入れていますが、新たなシステムを導入するとなると、コストがかかります。

少し手間は掛かりますが、前回と今回紹介した方法でも、十分電子データ保存法に対応できます。

もう2年を切った電子データ保存の義務化。

ファイルを印刷して紙で保存という方法は認められません。あくまで原本（ファイル）保存！

何度も言いますが、今から準備しておかないと間に合わなくなりますよ。

こんにちは！大阪南船場の「お節介」税理士@野口たかしです。

世間は、GWに突入！

でも、私は暦通りに仕事しています（汗）

さて、本来であれば、今年の１月から電子帳簿等保存法が改正されて、電子取引データについては、法人・個人に関わらず、電子で取得した請求書や領収書については、「紙」によらず「データ」のまま保存しなければならないということに。

コロナ騒動で、そんな改正があったなんて知らなかった企業が多くて、企業によっては、データで保存しないといけないなら、紙の請求書に戻すという所もあり、年末になって、とても混乱する状況になっていました。

それが、令和４年の税制改正で、直前になって２年間の延期に。「やむを得ない事情がある場合は」という条件付きですが、届出等は必要ないので、実質的に延期です。

しかし、インボイスの導入が２年を切り、同じタイミングで電子データの保存義務が始まりますので、今から対策を練っておく必要があると思います。

そこで、今回は、データファイルを整理・保存する方法をご提案したいと思います。

ファイル名の頭に「日付」を記載して保存

取引先から送られてきた電子データ＝ファイル（名）は、取引先によって記載が区々。

いつ送られてきたか探すのが大変となるケースがありますよね。

その場合、エクスプローラーを立ち上げて、ファイルの「更新日時」を見て確認しても良いですが、取引先がファイルを作成した日が請求日と異なっている場合があるので、やはり請求日（=記帳した日）でファイルを管理すべきだと思います。

私は、サラリーマン時代から、会議資料など多くの文章等を作成してきました。会議資料だと、課長や部長に説明するたびに、内容が修正されていきます。ファイル名を整理しておかないと、どのバージョンが最新かわからなくなってしまいます。

そこで、仕事のクセとして、ファイル名の「頭」に日付を付けて保存するようにしていました。

具体的には、取引先から請求書がPDFファイルで届いたら、

20220502_〇〇〇〇会社３月請求書.pdf

とします。

マウスで右クリックして「ファイル名の変更」を選んで日付を入力するだけです。

エクスプローラーでファイルを並べ替え

ファイル名の頭に日付を追記しておくだけでも、「あの時」の取引資料だ！と直感的に見つけやすくなります。

ただ、ファルダに、複数の取引先が混在、しかも大量のファイルが保存されていた場合、ファイルをきれいに並べ替えしておかないと見つけにくいです。

そのため、エクスプローラーを立ち上げて、複数のファイルを表示させたとき、エクスプローラーバーの「名前」をクリックしましょう。

「頭」に日付を付していると、自動的に日付順に並び変えくれます。

クリックするたびに、昇順、降順と切り替えて表示してくれます。

下の例は、私のパソコンのスクリーンショットのファイルを表示させています。

電子データ保存法を舐めてはいけない！

電子取引を行った場合、ただ単に電子取引データを保存すればよいという訳ではなく、一定の要件（真実性、可視性等）に従う必要があります。

まず、真実性ですが、「電子取引データが改ざんできないことを証明できるようにしておく」こと、また、可視性については、「電子取引データを検索可能な状態にしておく」必要があります。

さらに可視性については、イ）取引先・日付・金額での検索、ロ）日付・金額での範囲指定検索、ハ）２以上の任意の記録項目での組合せ検索、という３種類の検索が行えるようにしないといけないという要件があります。

税務調査があった場合は、調査官の求めに応じて、保存したファイルを速やかに提示できるようにしておく必要があるわけで、２年後の導入と言っても、今から準備しておかないと間に合わないことになります。ご注意ください！

編集後記

いかがでしょう。ファイルを保存するたびに、名前を変更するのは面倒だという方もいるかと思いますが、クセの問題だと思っています。

人によっては、ファイル名を変えずに、デスクトップに保存している人がいます。デスクトップの画面いっぱいにファイルが散らばっていて、他の人が見たら、どこに何が保存されているかわからない。。。

これまで、請求書や領収書は、「紙」に出力してバインダーに閉じたり、紙に貼り付けたりして、整理していました。

それに比べたら、ファイル名に日付を追記する方が簡単だと思いませんか⁉

何度も言いますが、あくまでクセの問題です。

ぜひ習慣づけしていきましょう！