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★電子帳簿等保存法に備える!⓷(メールを仕分けする)

おはようございます!大阪南船場の「お節介」税理士@野口たかしです。


朝は少し涼しいですが、お昼になると、結構暑くなりますね。

春から夏へ向かっている感じ。

そういえば、5月からはクールビズに。私もネクタイを外して出勤しています。

皆さんは、いかがお過ごしでしょうか?


さて、シリーズでお伝えしてきました「電子帳簿等保存法に備える!」も、今回が最終回となります。

これまで、ファイルの整理方法を解説してきましたが、そもそも、そのファイル(取引先からの電子データ)は、メールで送付されるわけです。

そのメールを整理しておかないと、ファイルの整理がおぼつかなくなってしまいます。


なので、今回は、受信したメールの整理方法についてご説明したいと思います。



送信者ごとにフォルダを作成する


皆さん、何らかのメールソフトを使われていると思います。

私は、officeをインストールしているので、outlookを利用していて、多くのユーザーが当該ソフトを利用しているのではないでしょうか。


ということで、outlookで、メールをどのように整理するか、解説いたします。

(Gmail等も、同様の機能がありますので、それは、ご自分でお調べいただければ幸いです。)


まず、メールを整理するために、取引先(送信者)ごとにフォルダを作成しましょう。

作成は簡単です!

outlookの左側に「受信トレイ」が表示されていますよね。

そこを、右クリックして、「フォルダの作成(N)」を選択して、取引先名を入力しましょう。


この画面では、大阪商工会議所から送信される「b-mail」をフォルダ名としています。

画像



整理したい受信メールに、「仕分けルール」を定義


次に、整理したい受信メールを選択した上で、outlookの上段メニューにある「ルール」をクリックします。

プルダウンメニューの中から、「仕分けルールの作成(U)」を選択してください。

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そうすると、ポップアップされたメニューが出てきます。

⓵、⓶のボックスをチェック、最後に⓷の「フォルダの選択(L)」をクリックしします。

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以上の操作で、仕分けルールが作成されます。

過去に受信したメールも作ったフォルダに移動させたければ、「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れましょう。

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編集後記


以上、3回に分けて、電子帳簿等保存法に対応するための、電子データの整理方法を解説いたしました。

順番が逆になりましたが、今回の受信メールの仕分けルールの定義を、まずやっていただき、その上で、受信メールに添付されたファイルの名前に「日付」を付けて保存。更に、ファイル一覧をエクセルで作成しておけば完璧だと思います。


いずれにしても、日々の取引を小まめに整理しておく必要があり、私的には、「紙で印刷してファイリングする」という従来の整理法の方が負担が少ないのではないかと思っています。


現在、デジタル庁では、「電子インボイス」が検討されていて、それが導入されれば、取引データ、取引先との決済、会計処理が自動化されるようですが、すべての取引が電子化されることは無く、まだまだ「紙」も残っていく=電子と紙が共存していくわけで、何度も言いますが、今から準備しておかないと大変なことにおるのではないかと危惧しています。