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こんにちは!大阪南船場の「お節介」税理士@野口たかしです。
GWも終わり、久しぶりのお仕事で、少し憂鬱な方もおられるのではないでしょうか。
私は、GW中、税理士仲間と淡路島でBBQ、カミさんと舞鶴へドライブと、それなりに楽しんできました。心も身体もリフレッシュ!?
さて、前回は、電子帳簿等保存法について、ファイル名に日付を付加する整理法をご紹介しました。
ただ、取引が多く、ファイル名の変更だけだと、なかなか見つけにくいという事業者の方もおられると思います。
そこで、今回は、保存しているファイルを一覧にしてエクセル形式で保存する方法をご紹介したいと思います!
前回のブログで、電子帳簿など保存法の要件として、「真実性の確保」と「可視性の確保」があると申し上げました。
一覧にすると以下のとおりです。
特に、可視性の確保については、「取引日付により検索できること」という条件が付されています。
「取引日付」については、前回のブログで紹介した通り、ファイル名の頭に日付を付加することでクリアできるわけです。
更に、「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」という条件も付されています。
この「2つ以上の任意の記録項目」を具体的に考えてみると、
フォルダ名(取引先名) + ファイル名(取引内容)
という2つの項目が挙げられます。
取引先が多い場合は、1つのフォルダに全ての取引ファイルを保存するのは得策ではないと思います。
やはり、取引先ごとにフォルダを作成し、取引ファイルを保存した方が良いと考えます。
では、保存したファイルをどうやって検索すれば良いか?
ネットを検索すると、マニュアルの操作でファイル一覧を作成する方法がアップされています。
しかし、マニュアルでいちいち一覧を作成するのは面倒。。。
そこで見つけたのが、「アイアン・エクスプローラー」というフリーソフトです。
開発は結構古いですが、十分使えると思います!!
https://www.teppi.com/free/ironexplorer
ホームページからZIPファイルをダウンロードするだけです。インストールする必要はありません。
起動してみると、エクスプローラー風の画面で、左側にフォルダ一覧が表示されます。
ファイル一覧を作成したいフォルダをクリックして、ファイルを表示させ、「一覧を保存」のボタンを押すと、「data.xls」というファイルの保存先を聞いてきますので、任意のフォルダを指定して保存します(私は、いつもデスクトップに保存してます)。
保存したエクセルファイルを開いてみましょう。
ちゃーんと、一覧表が出来ています!
名前、種類、サイズ、更新日時、フルパス が各列に表示されています。
このまま保存しておいても良いし、空白のセル(列)に、取引の参考となる情報を付加しておくと、検索がしやすくなります。
情報を付加しておくと、冒頭に記載した「可視性の確保」の条件
「取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目による検索できること」
に適合できるようになります。
改正された電子帳簿等保存法に対応するため、税務会計を扱うベンダーさんも、いろいろと力を入れていますが、新たなシステムを導入するとなると、コストがかかります。
少し手間は掛かりますが、前回と今回紹介した方法でも、十分電子データ保存法に対応できます。
もう2年を切った電子データ保存の義務化。
ファイルを印刷して紙で保存という方法は認められません。あくまで原本(ファイル)保存!
何度も言いますが、今から準備しておかないと間に合わなくなりますよ。