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こんにちは！大阪南船場の「お節介」税理士@野口たかしです。

世間は、GWに突入！

でも、私は暦通りに仕事しています（汗）

さて、本来であれば、今年の１月から電子帳簿等保存法が改正されて、電子取引データについては、法人・個人に関わらず、電子で取得した請求書や領収書については、「紙」によらず「データ」のまま保存しなければならないということに。

コロナ騒動で、そんな改正があったなんて知らなかった企業が多くて、企業によっては、データで保存しないといけないなら、紙の請求書に戻すという所もあり、年末になって、とても混乱する状況になっていました。

それが、令和４年の税制改正で、直前になって２年間の延期に。「やむを得ない事情がある場合は」という条件付きですが、届出等は必要ないので、実質的に延期です。

しかし、インボイスの導入が２年を切り、同じタイミングで電子データの保存義務が始まりますので、今から対策を練っておく必要があると思います。

そこで、今回は、データファイルを整理・保存する方法をご提案したいと思います。

ファイル名の頭に「日付」を記載して保存

取引先から送られてきた電子データ＝ファイル（名）は、取引先によって記載が区々。

いつ送られてきたか探すのが大変となるケースがありますよね。

その場合、エクスプローラーを立ち上げて、ファイルの「更新日時」を見て確認しても良いですが、取引先がファイルを作成した日が請求日と異なっている場合があるので、やはり請求日（=記帳した日）でファイルを管理すべきだと思います。

私は、サラリーマン時代から、会議資料など多くの文章等を作成してきました。会議資料だと、課長や部長に説明するたびに、内容が修正されていきます。ファイル名を整理しておかないと、どのバージョンが最新かわからなくなってしまいます。

そこで、仕事のクセとして、ファイル名の「頭」に日付を付けて保存するようにしていました。

具体的には、取引先から請求書がPDFファイルで届いたら、

20220502_〇〇〇〇会社３月請求書.pdf

とします。

マウスで右クリックして「ファイル名の変更」を選んで日付を入力するだけです。

エクスプローラーでファイルを並べ替え

ファイル名の頭に日付を追記しておくだけでも、「あの時」の取引資料だ！と直感的に見つけやすくなります。

ただ、ファルダに、複数の取引先が混在、しかも大量のファイルが保存されていた場合、ファイルをきれいに並べ替えしておかないと見つけにくいです。

そのため、エクスプローラーを立ち上げて、複数のファイルを表示させたとき、エクスプローラーバーの「名前」をクリックしましょう。

「頭」に日付を付していると、自動的に日付順に並び変えくれます。

クリックするたびに、昇順、降順と切り替えて表示してくれます。

下の例は、私のパソコンのスクリーンショットのファイルを表示させています。

電子データ保存法を舐めてはいけない！

電子取引を行った場合、ただ単に電子取引データを保存すればよいという訳ではなく、一定の要件（真実性、可視性等）に従う必要があります。

まず、真実性ですが、「電子取引データが改ざんできないことを証明できるようにしておく」こと、また、可視性については、「電子取引データを検索可能な状態にしておく」必要があります。

さらに可視性については、イ）取引先・日付・金額での検索、ロ）日付・金額での範囲指定検索、ハ）２以上の任意の記録項目での組合せ検索、という３種類の検索が行えるようにしないといけないという要件があります。

税務調査があった場合は、調査官の求めに応じて、保存したファイルを速やかに提示できるようにしておく必要があるわけで、２年後の導入と言っても、今から準備しておかないと間に合わないことになります。ご注意ください！

編集後記

いかがでしょう。ファイルを保存するたびに、名前を変更するのは面倒だという方もいるかと思いますが、クセの問題だと思っています。

人によっては、ファイル名を変えずに、デスクトップに保存している人がいます。デスクトップの画面いっぱいにファイルが散らばっていて、他の人が見たら、どこに何が保存されているかわからない。。。

これまで、請求書や領収書は、「紙」に出力してバインダーに閉じたり、紙に貼り付けたりして、整理していました。

それに比べたら、ファイル名に日付を追記する方が簡単だと思いませんか⁉

何度も言いますが、あくまでクセの問題です。

ぜひ習慣づけしていきましょう！