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おはようございます。

梅雨に入り、結構な雨が降っております。

皆さん、いかがお過ごしでしょうか？

ブログは月２回の更新を目指していて、なんとか、今月もクリアーいたしました。

さて、前回もお伝えしたとおり、７月上旬に「ビジネスに活かすDX『実践』セミナー」を開催するため、今回も、そのセミナーの内容を反映したブログとなります。

私が会社にいた頃、「電子決裁システム」が導入されました。

パソコン上で、決裁文書を確認して、OKならクリックすれば、決裁完了。

とても便利なのですが、その導入に、随分コストが掛かったと思います。

会社によっては、そこまでコストを掛けるのは無理と考えているところが多いのではないでしょうか？

でも、紙の決裁文書にハンコを押していては、ペーパレス化に繋がりませんよね。

そこで、「電子印鑑」を作成して、例えば、PDF化した決裁文書に押印する。少しアナログ的ですが、電子決裁モドキになるかと・・・。

ということで、「電子印鑑」を作成するツールを紹介したいと思います！

簡単に作成できる「クリップ・スタンパー」は超便利！

もともと、税務署に提出する申告書などの控えを作成する際、「控」のスタンプを書類に表示したくて、何か良いツールがないか探していました。

で、見つけたのが、クリップ・スタンパーです。

https://hp.vector.co.jp/authors/VA041064/soft/click_stamper.html

ダウンロードするだけで、インストールする必要はありません。

ます起動すると、「日付印」が表示されます。今日の日付が自動で表示されています。

日付印の上下に、自分の名前を埋め込むこともできます。

そこで、電子印鑑を作成する場合は、矢印の「新規作成」をクリックします。

次の画面がポップアップされるので、丸印・角印を選択します。

今回は「鳥谷」の電子印鑑を作成してみます。

本文に「鳥谷」を入力、形は「丸」、方向は「縦」を選択します。

ハイ、簡単に電子印鑑が作成できました！

あとは、「クリップボードにコピー」をクリック。ワードでもPDFでも、好きな場所に電子印鑑を表示することができます。

また、作成した印鑑を保存することもできます。

電子決裁に活用するなら、各人別にフォントを変えておく

電子決裁に活用する場合、各人でオリジナルの電子印鑑を作成しておけば、改ざん防止に繋がると思います。

その場合、好きなフォント・大きさなどで作成しておきましょう。

矢印の「共通」をクリックすると、フォントや枠線の太さ、解像度などを変更することができます。

では、フォントを変更してみましょう。

「丸ゴシック体」、「太字」を選択しています。

例示として、決裁欄に電子印鑑を埋め込んでみました。

いろんな活用方法があると思います

冒頭に書きましたように、私は、「控」のスタンプを作成して利用しています。

このツールをダウンロードすると、サンプルが付属しています。

簡単に電子印鑑やスタンプが作成できますので、社内文書や取引先への送付文書の作成など、いろんなシーンで活用できると思います。

ぜひ、活用方法を考えてみてください！

編集後記

電子決裁システムを導入している会社って、どの程度あるのでしょうね・・。

会社の規模にもよりますが、まだまだ「紙」の決裁が多いのではないでしょうか。

そうすると、「紙」でずーっと保存する必要があります。保存する書庫もいっぱいに。

一旦は「紙」で決裁を回しても、最終的には電子化して保存（ファイル名やフォルダ名を工夫する必要はありますが。）することで、業務の効率化に繋がるのではないかと思います。

また、受理した文書に日付スタンプを押す慣習がある場合は、紙の文書をスキャナして電子日付を付して保存しておくとか、いろんなペーパレス化の方法はあると思います。

「紙」だと、綴っただけで満足してしまって、後から、文書がどこにあるかわからなくなってしまうケースもあるようです。

瞬時に文書を検索できる。それが、電子化のメリットだと思います。